作業効率を上げて、サクサクお仕事!

作業効率を上げる為に必要なマインドと管理方法

作業効率の分かれ目「仕事はすべて段取り八分」

モノ探しに時間を使っていませんか?

仕事を始める前に、いつもモノ探しからなんていうことをしていませんか?
書類や文具用品の置き場所が定まっていないと無駄な時間が過ぎていくだけです。まず、デスク周りの片付けから始めましょう。文房具類は引き出しの中を整理して、置き場所を決めて使ったら必ずそこに戻します。
いらない資料やパンフレット類は処分します。処理済みの書類は、所定の場所にファイルして片付けましょう。これだけでも、机の上がスッキリして広くなりませんか?これでまずは、作業領域が確保できましたね。不思議なことに、机の上がきれいなだけでも、仕事をしようという気が出てきますよ。
机の上は意識しないと、すぐに要らないものが積み重なっていきます。毎日仕事終わりに書類を仕分けして、処分・ファイリングする習慣をつけましょう。

仕事ができる人は、整理(ファイル)上手

仕事が「デキル」人の作業環境をよく観察してみてください。この人の身の回りは仕事の量が多いにもかかわらず、スッキリ整理されていませんか?
机の上から要らないものを取り除いたら、今度は必要な書類をわかりやすく整理してファイルしましょう。ファイリングにもコツがあります。何でも一つのファイルに綴じる人がいますが、こればダメですよ。
ファイルをする時に大事なのは、自分だけがわかる分類の仕方ではなく、誰が見てもわかるように分類して綴じることです。内容(お客様)ごとに分類して綴じて、背見出しが記入してあるだけで、後日、同じような仕事をするとき、さっと取り出してきて、資料として活用することができます。時系列ごとにファイルして、見出しをつけておくと前回との比較も容易にできますよ。
また、異動の時にも分厚い申し送り書を作らなくても、「このファイルを見てね」で済みますよ。