作業効率を上げて、サクサクお仕事!

作業効率を上げる為に必要なマインドと管理方法

デスクの上はスッキリ!一目でわかる仕事の進捗状況

ペーパーレスのはずなのに、書類の山

今の世の中、ペーパーレス化が叫ばれて久しいのに、紙の書類が山積みになっている職場、まだまだ多いですよね。メールで来た文書をプリントして回覧。回答をパソコンで作成してまたプリントして上司の決裁をもらい返答。ペーパーレスはどこに行ったのでしょうね。
そんなことを言っていても、書類の山はなくなりません。まずは、書類を分けましょう。処理済(決裁待)、処理中、未処理、に分けます。それをさらに、提出期限が迫っているもの順に並べ替えましょう。これだけでも、仕事の進捗状況はある程度つかめてきたのではないですか?
そして、この次にクリアフォルダーを活用します。クリアフォルダーに書類を一つ一つ入れていき、提出期限を記入した付箋を貼ります。付箋も青・黄・赤、3種類を用意して、簡単にできるものを青、少し手間がかかるものを黄、じっくり取り組まないといけないものを赤、と区分けします。これで前準備はOKです。

進捗状況がわかる管理方法・見える化しよう

さて、クリアフォルダーに入れた書類を進捗状況がわかるように管理しましょう。ここで肝心なのが、書類を寝かせない!ことです。書類を横にして積み上げると、どうしても下になった書類は忘れてしまい提出期限が過ぎてしまいます。
では、どうするのか?書類を立てましょう。100円ショップなどで売っているA4サイズのファイルボックスを活用します。処理済(決裁待)、処理中、未処理とファイルボックスの前面に記入し、前準備で分けた書類をそれぞれのボックスに入れていきます。この時、提出期限順に並べて入れると、仕事の優先順位が明確になります。
そして、処理する順番です。青い付箋の簡単にできる仕事を先に処理して、どんどん目の前からなくしましょう。人間の心理って不思議なもので、量がたくさんあるだけで、やる気が出ません。ですから、すき間時間に簡単なものをさっさと処理して、じっくり取り組まないといけないものに時間をかけましょう。