作業効率を上げて、サクサクお仕事!

作業効率を上げる為に必要なマインドと管理方法

デスクトップも整理整頓、キッチリ管理

デスクトップもきれいにしてください!

机の上だけでなく、パソコンのデスクトップも整理しましょう。デスクトップにファイルをたくさん置いている人を良く見かけます。これも紙の書類同様、どれが処理済みで、どれが未処理なのかわからない状態では作業効率も上がりません。
フォルダーを処理済(決裁待)、処理中、未処理の3つを作ってファイルを入れていきましょう。この時にやはり提出期限順にファイルを並べましょう。どうやって並べるのかって?簡単です。ファイル名の前に提出期限の日付(年月日)を付ければ良いんです。例えば、190120報告書というようにです。フォルダの中で昇順に並べておけば、提出期限が迫っているものが上に来ますから。さらに手間のかかり具合で簡単なものからabcのランクを付けて190120a報告書という名前にしておけば、手間のかからない仕事から処理していけますよ。

処理済みファイル、フォルダの中の整理術

最後に、処理済みファイルの整理です。
フォルダに内容がわかりやすいタイトルを付けて、内容ごとにファイルを保存しておきます。この時、提出期限の日付はつけたままにしておきましょう。また、フォルダの中に年度やお客様の名前をタイトルにしたフォルダを作ってファイルを整理しましょう。紙の書類同様、次回の書類作成の資料として使用するときに探しやすいですよ。自分だけがわかる内容のタイトルではなく、誰が見ても探しやすいようにしておくことが作業効率を上げるために大切ですよ。
ここまで、いろいろ説明してきましたが、これはほんの一例です。
もっと効率アップができる方法があるでしょう。でも、常に他人が見ても直ぐにわかるという視線で書類、ファイルを整理しておく事は、自分の作業効率アップになります。業務を他の人にまかせる時にスムーズに渡せることにもなります。
効率よく仕事を進めるためには、見える化が大切ですよ。